Tarefas burocráticas são comuns na vida de um empreendedor. O armazenamento do arquivo XML da NF-e é uma delas, porém quando não feita de maneira correta pode se tornar em dor de cabeça. A grande maioria dos microempreendedores individuais não se preocupam em armazenar suas notas, e isso é um erro gravíssimo pois se trata de uma lei.

Armazenar os arquivos XML da nota fiscal eletrônica é uma obrigação legal(lei 14.967/09 Art. 23 Do. 18.746 de 07/12/09). Guardar os arquivos XML de documentos eletrônicos em locais inapropriados como: pastas, CDs, Pen Drives, entre outros, significa colocar sua empresa em risco.

Veja abaixo algumas situações que podem ocorrer quando não há um armazenamento correto dos seus arquivos:

 

Cliente exigir 2ª via da nota fiscal.

Se por ventura, seu cliente perdeu a nota fiscal e precisa de uma segunda via, você não conseguirá atende-lo, ou passará um bom tempo vasculhando seus cd’s, pendrives, pastas, o que acarretará em frustração de ambas as partes.


Desespero quando o fiscal bater na porta pedido XML

Uma fiscalização atípica surpreende qualquer dono de negócio, desde os menos aos mais preparados. E um dos procedimentos comuns do fiscal é pedir para ver os arquivos das notas fiscais dos anos anteriores. Caso não tenha armazenado em um local seguro (como a nuvem), provavelmente não se lembrará ou não irá achar os documentos depois de tanto tempo. E o fiscal lhe aplicará uma multa. 

    
Dor de cabeça para escriturar sua movimentação mensal por falta dos arquivos XML

Toda empresa precisa de um contador. Esse profissional cumpri uma função muito importante na regularidade das organizações com as informações disponíveis. Por isso você deve disponibilizar mensalmente os arquivos XML para ele. Se você se enquadrou numa dessas situações, continue lendo esse artigo e fique por dentro do assunto.

 

Com o passar do tempo a tecnologia vem avançando em relação a armazenamento de arquivos. Para alívio dos contadores e dos comerciantes. Surgiu o Cloud (nuvem), que é um tipo de sistema que armazena arquivos na internet.

O Cloud atualmente é a maneira mais prática de armazenar os arquivos XML. Além de oferecer mais segurança, nesses sistema, todos os arquivos podem ser compartilhados com terceiros. Inclusive com o contador de sua empresa! Tornando esse processo mais prático, ágil e seguro para todos (empresa, contador e cliente).

Conhece algumas vantagens do armazenamento em Cloud:

 

  • Armazenamento automatizado dos XMLs
  • Armazenamento seguro dos XMLs em nuvem
  • Fácil integração com o contador
  • Gráfico de vendas por empresas
  • Gráfico de Vendas por Status (emitidas e contingência)
  • Totalizadores por caixa
  • Gráfico de vendas por hora
  • Faturamento por forma de pagamento

Agora que você já sabe o quanto é importante armazenar corretamente seus arquivos XML da nota fiscal, não cometa erros e procure um sistema de armazenamento para facilitar a dinâmica entre sua empresa e o contador.

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